Innovationstrainerin Andrea Schmitt

Bei Gewohnheiten ist es ja so, dass man Dinge einfach tut und sich eher selten fragt, warum eigentlich und ob sie wirklich Sinn machen. Dies gilt auch für alle Meetings in unserem täglichen Büroalltag und zwar sowohl für die Meetings, die man selbst initiiert hat, als auch für die, zu denen man ‚nur‘ eingeladen ist.

Jetzt, wo die ersten Blätter von den Bäumen fallen, und wir unsere Terrassen und Balkone aufräumen, um sie winterfest zu machen, könnten wir ja auch mal auf unsere Meetingroutinen schauen, um auch dort ein wenig Herbstputz vorzunehmen. Denn ich bin mir sicher, wer genau hinschaut, wird feststellen, das ein oder andere Meeting kann weg oder zumindest anders aufgebaut werden, sodass es effizienter ablaufen kann. Auch diejenigen von uns, die ‚nur‘ zu Meetings eingeladen werden, tragen eine Mit-Verantwortung für gute Zusammenarbeit und sind deshalb in der Pflicht Ideen einzubringen, welche Meetings wegkönnen oder zumindest anders gestaltet werden sollten.

Die erste Frage, die wir uns stellen sollten, lautet: Welchem Zweck dient das jeweilige Meeting? 

1. Sollen Informationen weitergegeben bzw. ausgetauscht werden?
2. Soll dem Team ein Raum zur Diskussion angeboten werden? Sollen also verschiedene Meinungen und Perspektiven ausgetauscht werden bzw. Ideen gesammelt werden? 
3. Oder sollen Entscheidungen im Team getroffen werden?

Wenn keiner dieser Zwecke im Vordergrund steht, ist das Meeting vielleicht obsolet und kann beim Herbstputz einfach weggefegt werden! 

Verfolgt das Meeting hingegen einen der oben genannten drei Zwecke, gilt es, das dafür geeignetste Format auszuwählen: 

1. Ein geeignetes Meetingformat für den Zweck der Informationsweitergabe ist: Informieren, Verständnisfragen klären und gegebenenfalls Einwände einholen. Die Moderation muss hier vor allem darauf achten, dass Diskussionsbeiträge nicht als Verständnisfragen getarnt werden.

2. Sollen lebendige Diskussionen entstehen und neues Denken ermöglicht werden, ist es wichtig, einen Raum aufzumachen und für sichere Bedingungen zu sorgen – also den Raum zu halten. Dafür ist es nötig klare Regeln für den Meetingablauf zu klären und auf deren Einhaltung zu achten. Ein möglicher Ablauf könnte sein: Themen sammeln; diese vom Team priorisieren lassen zum Beispiel über eine Bepunktungsabfrage; Zeitslots zuweisen, wie lange über ein Thema diskutiert werden soll, und schließlich dafür Sorge tragen, dass diese auch eingehalten werden. Falls Entscheidungen am Ende der Diskussion nötig werden, siehe 3.

3. Ja, auch ein Team kann gemeinsam eine Entscheidung treffen. Die Frage, die natürlich vorab geklärt sein sollte, ist: Will die Führungskraft die Entscheidung tatsächlich an das Team abtreten. Wenn diese Frage mit ja beantwortet wird, gibt es unter anderem folgende Varianten, wie ein Team effizient zu einer Entscheidung kommen kann:

• Die bekannte Mehrheitsabfrage: über Punktevergabe jedes einzelnen Teammitglieds wird die Variante mit der höchsten Zustimmung ausgewählt. Nachteil dieser Entscheidungsmethode: es fällt nicht auf, wenn eine Person die Variante aus bestimmten Gründen nicht mitgehen kann.
• Widerstandabfrage: die Teammitglieder nennen die Höhe ihres Widerstands für eine Variante (z.B. 5 hoher Widerstand, 1 kein Widerstand), die Variante mit der niedrigsten Widerstandssumme wird ausgewählt. Vorteil dieser Methode: die Widerstände einzelner Personen werden sichtbar und man kann Varianten mit zu hohen Widerständen ausschließen.
• Konsententscheidung: eine vorgeschlagene Variante wird so lange im Team angepasst, bis kein Teammitglied mehr ein Veto hat. Bei dieser Entscheidungsmethode kommt für das Team sehr wahrscheinlich die tragfähigste Lösung heraus. Allerdings wird hierbei sehr viel Erfahrung von der Moderation abverlangt.
• Konsultativer Einzelfallentscheid: das Team benennt ein Teammitglied, dass im Namen des Teams die Entscheidung alleine trifft, allerdings ist diese Person verpflichtet, zuvor bestimmte relevante Personen zu konsultieren. Hier muss das Team zunächst entscheiden, wer die Entscheidung treffen soll, dann erst wird die eigentliche Entscheidung von der ausgewählten Person verbindlich getroffen.

Verfolgt ein Meeting alle drei der oben aufgeführten Zwecke, ist es sehr wichtig, diese ganz klar und transparent im Meeting voneinander abzugrenzen und jeweils das dafür notwendige Meetingformat heranzuziehen. Passiert das nicht, gibt es Kuddelmuddel und jedwede Effizienz geht verloren. Das unerwünschte Resultat davon wäre vor allem verlorene Zeit.

Ich hoffe, Ihnen hiermit ein paar einfache Impulse für Ihren Herbstputz im Terminkalender gegeben zu haben. Bei Fragen, bitte einfach bei mir melden!

Dieser Text erschien zuerst in meinem Newsletter „Innovation am Mittwoch“. Der Newsletter erscheint jeden zweiten Mittwoch – Hier können Sie ihn abonnieren