Workshops in Zeiten von Home-Office: Remote Meetings richtig gestalten

Irgendwie beginnt dieses Jahr nicht anders als das letzte aufgehört hat – trotz all meiner Zuversicht für den Jahreswechsel. Geschäfte sowie Freizeiteinrichtungen sind geschlossen, Kids werden im Distanzunterricht beschult und viele ‚Wissensarbeiter‘ befinden sich wieder oder immer noch im Home-Office. 

Was also tun, wenn man nicht in einen - zumindest gefühlten - Stillstand verfallen will? Wenn man stattdessen Themen wie Produktangebote, Prozesse, Modelle der Zusammenarbeit und Innovationen voranbringen möchte?

Die Antwort lautet: Mut zu Remote-Meetings und Workshops! Die meisten von uns haben in den letzte Monaten Erfahrungen damit gesammelt und meistens sogar sehr gute. Gerne möchte ich zu Beginn des Jahres nochmal Mut machen, auch größere oder kritischere Themen in Form von Remote-Meetings und Workshops anzugehen – auch wenn dazu die Mitarbeit von vielen verschiedenen Kolleginnen und Mitarbeitern nötig ist.

Glaubt mir, es funktioniert, wenn man nur einige wenige Regeln berücksichtigt. Natürlich sollten die gleichen guten Praktiken zur Anwendung kommen wie bei Präsenzworkshops: 

  • jedes Meeting braucht ein klares Ziel und eine vorab kommunizierte Agenda, 
  • die richtigen aber nur die notwendigen Teilnehmer und Teilnehmerinnen sollten eingeladen werden, 
  • es gibt einen Anfang (Check-in, so dass jeder ankommen kann und sich wohl fühlt), 
  • einen Mittelteil, in dem das eigentliche Arbeiten stattfindet und 
  • ein Ende mit nächsten Schritten sowie einem Check-out (jede Person kommt nochmal zu Wort).


Aber worauf muss man eigentlich besonders achten in einem Remote-Workshop, damit er ebenso fruchtbar wird wie in Präsenz?

Das wichtigste Element, da stimmt mir wohl jeder zu, ist die Technik. Das Video Tool mit Screen-Share-Funktion sollte funktionieren. Ton- und Bildqualität muss gut sein, wobei natürlich der Ton immer noch wichtiger ist als das Bild. Allerdings gilt hier, wenn die Bandbreite es zulässt, ist es eine Frage der Höflichkeit das eigene Video zu aktivieren und sich selbst zu zeigen. Man darf, nein man sollte, auch die übrigen Teilnehmer bitten, Ihre Kamera zu aktivieren. Die Qualität des Workshops hängt direkt mit der Nähe, die die Teilnehmer zueinander aufbauen können, zusammen.

Genauso essentiell wie das Video Tool selbst ist aus meiner Sicht die Nutzung eines digitalen Whiteboards wir Mural, Miro oder Stormboard zur Kollaboration der Workshop-Teilnehmer. Wenn ich auf mein letztes Jahr zurückblicke, habe ich keinen einzigen Workshop ohne ein solches digitales Whiteboard durchgeführt. Und das Beste daran ist, es funktioniert auch bei sehr geringer Bandbreite. Das heißt, alle Remote-Teilnehmerinnen öffnen das Whiteboard in ihrem Browser und daneben haben sie zusätzlich ihr Video Tool geöffnet. Sollte die Bandbreite für das Videosignal einmal nicht ausreichen, reicht die alleinige Einwahl per Audio, um am Workshop zu partizipieren, da ja alles, was erarbeitet wird, im digitalen Whiteboards für jeden zu sehen ist. Ein weiterer Vorteil bei der Arbeit mit einem digitalen Whiteboard ist, dass die Dokumentation schon während des Meetings sowie sofort danach für jeden im Zugriff ist.

Für einen Remote-Workshop sind ein oder zwei Moderatoren unerlässlich. Mindestens eine Person muss sich verantwortlich fühlen den digitalen Arbeitsbereich auf dem Whiteboard vorzubereiten, im Workshop durch die Agenda zu führen, auf das Time-Boxing zu achten und dafür zu sorgen, dass die Beiträge aller Teilnehmerinnen Raum und Beachtung finden. Das ist natürlich in einem Präsenzmeeting auch wichtig, aber Personen werden in Remote-Meetings noch viel eher übersehen oder überhört.

Außerdem ist eine detaillierte Planung unerlässlich. Diese beinhaltet 

  • Arbeit auf die Zeit vor dem Workshop zu verlegen, um das Meeting effizient und in einer vertretbaren Länge zu gestalten, 
  • Breakout Sessions - Arbeit in Kleingruppen - einzuplanen, um Kollaboration zu ermöglichen und den zeitlichen Rahmen nicht zu sprengen (hier ist es sehr hilfreich, wenn das verwendete Videotool diese Funktion bereits enthält wie z.B. Zoom),
  • Zeit für das Zusammenbringen der Klein-Gruppenergebnisse einzuplanen,
  • Arbeit auf nach den Workshop zu verlegen und lieber nochmal einen zweiten Termin zu planen, um die Nacharbeit der Kleingruppen gemeinsam zu bewerten.

Insgesamt lässt sich aus meiner Erfahrung sagen, dass Remote-Workshops anstrengender sind als in Präsenz. Deshalb empfehle ich mit halbtägigen Veranstaltungen von maximal 4 Stunden zu planen und ausreichend Pausen anzubieten.

Es versteht sich von selbst: je größer die Teilnehmerzahl ist, umso strenger muss moderiert werden. Auch sollten sich ab einer Teilnehmerzahl größer 12 zwei Moderatoren die Arbeit teilen. Theoretisch sind mit dem richtigen Moderationsformat bei der Teilnehmerzahl nach oben kaum Grenzen gesetzt.

Um an meinen Anfang anzuknüpfen: Wenn Ihr also nicht warten wollt bis Home-Office vorbei ist und Ihr Euch fragt, welche Themen Ihr trotzdem jetzt und sofort angehen könnt, dann lautet meine Antwort: alle! Egal ob Euch eine gemeinsame Analyse von Kundenprozessen, eine Ideengenerierung zu beliebigen Themen, ein Produkt- oder Service Design, ein neues Modell der Zusammenarbeit unter den Nägeln brennt, Ihr könnt es angehen. Es wird auch mit Remote-Workshops gelingen!

Dieser Text erschien zuerst in meinem Newsletter „Innovation am Mittwoch“. Der Newsletter erscheint jeden zweiten Mittwoch – Hier können Sie ihn abonnieren


Lese- und Videotipps:


Andrea SchmittInnovationstrainerinAm Mittelpfad 24a65520 Bad Camberg+49 64 34-905 997+49 175 5196446
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